オンラインストレージとしてGoogle Driveの仕様が変わりました。特にGoogle Workspaceで仕事で利用しているBusiness Starterプランの方々はファイル共有しやすくなったのではないでしょうか。
使い勝手がよくなったのは良いのですが、そもそも割り当てられている”共有ストレージ”が色々なGoogleサービスにおいて会社のメンバーで共有されているために、大きなファイルを投入するとGmailの受信が出来なくなるなど仕事に影響が出かねないリスクが発生します。
また「AIに読み取らせたくない機密資料の置き場所としては不安」という方もいらっしゃるかも知れません。
そこでboxなどの「オンラインストレージ」が候補に挙がるかと思います。ただ、日本独自の商習慣、多重下請け構造・協力会社がいる環境となるとアカウント単位の課金となるboxやDropboxがうまくハマらないケースもあるかと思われます。そんなときはアカウント単位での課金ではなく、性能や容量の違いで課金となるXServer Driveが良いかも知れません。
費用
キャンペーンなどをしている時期もありますので、必ず最新情報をご確認ください。
XServer Driveは①ユーザ単位の課金サービスと、②容量や性能によって異なる課金サービスが存在しています。
上記の添付画像は②の方の容量で選択するサービスなのですが、「スモールビジネス」プランであれば月額3,000円ほどで、利用ユーザー数は無制限となっています。
一方で例えばboxのBusiness Starterプランが1アカウントあたり600円ほど、3人からなので1,800円ほどになります。
このぐらいの参加者数であれば、boxやDropboxの方がコストメリットがありそうです。しかし、5人ぐらいになると、話が変わってくるかと思います。
1人あたり600円で5人となると3,000円ほどとなってしまうので、6人以上からはxDriveの方がコストを抑えられるように思います。
機能・使い方
ドラッグ&ドロップでファイルを保存、管理できます。
これとは別に管理者画面があり、ユーザーを発行したりグループを作成して特定のフォルダの参照権限を割り当てたりすることができます。
ファイル単位で共有設定をすることも可能で、どのユーザーに共有するかを細かく設定できます。固有のURLが発行可能です。
ドメインを自前のドメインに変更することもでき、仕事で使っていても違和感のないようになっています。
boxやDropboxは多機能ですが、むしろこれぐらいシンプルなもので十分なときもあるのかなと。
ユーザーの発行ですが、アカウント名とパスワードを指定する方式なので、そこだけは注意が要るかも知れません。遊休アカウントなどが発生しないよう個別管理が必要です。
Google Driveとの使い分け
『そもそもboxやDropboxは、ただのオンラインストレージではない』という見方もできると思いますが、
すでにGoogle Workspaceを契約中の企業からすれば『では、最新のGoogle Driveとどう違うのか』という問いが浮かんで来るのではないでしょうか。
AI連携データとAI非連携データを明確に分ける
ほとんどの機能がGoogle Driveでカバー出来るのであれば、それはもうGoogle Driveでよいはずです。固有のドメインを取って上位プランで契約したGoogle Workspaceを1アカウントだけ用意しても良いかも知れません。（規約を確認していないのですが、もしそれができるならGoogle MeetでのAI議事録とかも出来るので魅力的ではあるはず）
ここで『敢えてAIツールと繋がないストレージ』として XServer Driveを用意する、というのは悪くない選択に思えます。生成AIサービスにGoogleアカウントでログインするとChatGPTやGoogle Geminiは、Google Driveに接続しようとするかと思います。一抹の不安を覚えた方もいるのではないでしょうか。完全に挙動を理解していれば問題ないと思いますが、AIに振り回されるのも本末転倒なのかなと思われます
現場においてChatGPTやGeminiなどのAIツールとの連携が当たり前になりつつあると思いますが、社員だけど社員じゃない・派遣社員や協力会社などが入り乱れる日本の商習慣においては、例え同じチームでもAIに読み取らせたくない資料の保存場所として別ストレージのXServer Driveなどに切り出しておくという考え方は、検討に値するかも知れません。
